浙江省祥生公益基金会档案及证书管理制度

　　一、管理职责

　　（一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。

　　（二）对各种门类的档案材料和证书的收集、整理、立卷和归档工作，进行监督和指导。

　　（三）集中统一管理各种门类和载体的档案和证书。

　　（四）开展档案史料的编研工作，积极提供利用，为基金会工作服务。

　　（五）根据国家有关档案保管期限的规定，制定本基金会档案存、毁制度。

　　（六）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。

　　二、立卷归档

　　（一）归档范围

　　凡是反映本基金会工作活动具有查考利用价值的文件材料、录像带以及相关证书等，均应立卷归档。

　　（二）归档要求

　　1．按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。

　　2．基金会的立卷归档工作在秘书长的监督指导下进行。档案管理员必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经秘书长检查合格后方可归档。

　　3．会议审计档案应由财务会计人员按照归档要求，负责整理立卷；部分项目档案于秘书长处保存。

　 （三）归档时间

　　1．文书档案在次年六月底以前接收完毕。

2．会计审计档案由基金会财务人员保管。

三、档案和证书利用

　　（一）本基金会工作人员因工作需要，经秘书长签批，可查阅基金会相关证书或档案资料。

　　（二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案管理员同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案外带，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。

　　（三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。

　　（四）需要利用基金会会议记录或证书，必须经理事长批准后方可查阅使用。

　　（五）本基金会财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案，需征得财务组组长同意；财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时，需征得理事长同意批准后方可查阅。

　　四、档案和证书保管

　　（一）工作钥匙专人妥善保管，非工作人员未经批准不得借阅。

　　（二）档案室每季对保管状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向秘书长汇报，采取有效措施，保护档案的安全。

　　五、档案统计

　　（一）为了给基金会各项工作提供最有效的档案服务，协助其他工作人员做好工作，提高工作效率，档案管理员需认真做好基金会档案统计工作。

　　（二）定期统计利用情况，每年末统计当年档案借阅人次，总结档案利用效果。

　　六、档案鉴定和销毁

　　（一）以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案员鉴定，将鉴定情况交秘书长审核，提出处理意见，经理事长同意后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。

　　（二）保管期满的档案（长期和短期）如还需使用，由秘书长同意，提出销毁意见。

　　（三）销毁档案时，必须有两个监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。